In unserer gemeinsamen Datenschutzerklärung, die auf evdus.de veröffentlicht ist und auf die wir in unseren Formularen hinweisen, stellen wir dar, wie wir als Organisation mit personenbezogenen Daten umgehen. Maßgeblich für uns ist dabei das Kirchengesetz über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland.

Ein eigener Absatz widmet sich der Löschung personenbezogener Daten. Darin ist definiert: "Wir löschen personenbezogene Daten, die wir verarbeiten, gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, sobald die zugrundeliegenden Einwilligungen widerrufen werden oder keine weiteren rechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung bestehen."

Eine solche Datenschutzerklärung veröffentlicht zu haben, reicht aber natürlich nicht aus. Alle Stellen in unseren Gemeinden und in unserer Verwaltung sind gefordert, die über Churchdesk gesammelten personenbezogenen Daten regelmäßig zu prüfen und zu löschen, wenn die Daten nicht mehr benötigt werden bzw. es keine rechtliche Grundlage mehr für die Speicherung gibt.

Was bedeutet das konkret?

Ein bis zwei Mal im Jahr sollten verarbeitende Stellen die im System gespeicherten Kontaktdaten durchsehen. Wenn der ursprüngliche Verarbeitungszweck in der Zwischenzeit entfallen ist, müssen die Kontaktdaten gelöscht werden

Für folgende Formulare/Anfragen haben wir klare Löschfristen bzw. Arten der Datennutzung kommuniziert:

• Trauungen/Taufen: In der Gemeindemitgliederdatei verbleiben die Daten so lange, wie sich keine Veränderung durch Umzug, Kirchenaustritt oder Tod ergibt. In diesen Fällen werden die Daten nach zwei Jahren gelöscht.

• Immobilienanfragen: Löschung nach vier Jahren

• Bewerbungsverfahren: Sofern die Bewerbung auf ein Stellenangebot nicht erfolgreich ist, werden die Daten der Bewerber gelöscht.

• Ehrenamtliche Mitarbeit: Die von Interessierten zur Verfügung gestellten Daten können im Falle einer späteren ehrenamtlichen Mitarbeit für diese Zwecke von uns weiterverarbeitet werden. Andernfalls werden die Daten gelöscht. Die Löschung erfolgt spätestens nach dem Ablauf eines Zeitraums von sechs Monaten.

• Kontaktformular: Wir nutzen diese Daten ausschließlich für den angegebenen Zweck der Kontaktaufnahme und Kommunikation.
  

Tipp: Videoanleitung "Kontakte löschen"

Churchdesk-Anleitung zum Kontaktemodul

Kontakt: Inhaltliche Rückfragen zum Thema Datenschutz beantwortet Réné Stichert: rene.stichert@ekir.de