In allen Installationen sind Formulare bereits im Einsatz, in unterschiedlichen Anwendungsbereichen. Wir haben hier die wichtigsten Infos zur Verwendung der Funktion in der Evangelischen Kirche in Düsseldorf zusammengestellt:

Wofür verwenden wir derzeit Formulare?

-Newsletter-Anmeldungen (in allen Installationen)
-Anmeldung zu Veranstaltungen (in allen Installationen) und Schulungen (bislang Verwaltung und Campus Jugend)
-Immobiliensuche (Verwaltung)
-Mieteranfragen (Verwaltung)
-Anfrage Raum Haus der Kirche (Verwaltung)
-Anmeldung zu Taufen / Trauungen (Gemeinden)
-Beitritt Fördervereine (Gemeinden)
-Allgemeines Kontaktformular Kirchenkreis (Verwaltung)

Grundsätzliche Hinweise zum Layout von Formularen

• Bei öffentlichen Formularen sollte oben ein Logo (Kirchenkreis, Gemeinde, Handlungsfeld) eingesetzt werden
• Im Fließtext sollte ggf. erläutert werden, worum es in dem Formular geht. Wir achten immer auf eine freundliche Ansprache; der Absender ist erkennbar, ggf. mit Kontaktdaten für Rückfragen
• Beispiel: Anmeldung zur Taufe

Grundsätzliches zu den Einstellungen bei Formularen

• Die Absenderadresse sollte in der Regel eine Funktionsadresse sein (nicht die persönliche Adresse und auch nicht die Installationsadresse). Hierfür muss ggf. noch ein separater allgemeiner Nutzer für die Gemeinde / das Handlungsfeld angelegt werden
• Die Antwort sollte individuell getextet werden; bei Veranstaltungen macht es Sinn, hier noch einmal die Veranstaltungsdaten zu nennen, sofern nicht die Ticketfunktion genutzt wird
• Wer über Antworten auf das Formular aktiv informiert werden möchte, kann sich bei E-Mail-Benachrichtigung hinterlegen (bei mehreren Formular-Verantwortlichen i.d.R. das Funktionspostfach) 

Welche Einverständniserklärungen müssen in Formularen verwendet werden (Datenschutz)?

- Bei Newsletteranmeldungen: Der Datenschutz schreibt vor, dass die Widerrufsbelehrung im Anmeldeformular direkt ersichtlich ist. Sobald wir eine Newsletterliste anlegen und den Anmeldelink zum Newsletter in das Formular ziehen, erscheint der Text mit. Das ist ein Pflichtfeld. 

Tipp: Videotutorial zu Listen, Filtern und Schlüsselwörtern.

 - Bei Kontaktformularen / Formularen zur Anmeldung zu Veranstaltungen

• User/Seitenbesucher müssen unseren Datenschutzbestimmungen nie zustimmen, diese Formulierung ist rechtlich nicht richtig und wir müssen hier auch kein Pflichtfeld einfügen.
• Wir setzen in das Formular folgenden Satz, der auf die Datenschutzerklärung aufmerksam macht: Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten finden sich in unserer Datenschutzerklärung.

 - Bei Formularen zur Anmeldung von Taufen und Trauungen 

• Für die Anmeldungen zu Taufen und Trauungen haben wir rechtlich abgestimmte Einwilligungserklärungen in Churchdesk angelegt. Auch hier muss der Text direkt ersichtlich sein und darf nicht hinter einem Link versteckt sein. Die fetigen Einwilligungen können in das jeweilige Formular gezogen werden
• Die Kontaktdaten aus den Formularen dürfen nicht für Werbung / eine andere Kommunikation jenseits der Kasualie genutzt werden; bei Bedarf kann aber eine Einwilligung zum Newsletter in das Formular eingebaut werden
• Vorlagen für Tauf-/Trauformulare sind auf den Webseiten der Gemeinden Mitte und Emmaus ersichtlich. 

Wann vergeben wir in einem Formular Schlüsselwörter?

• Die Vergabe eines Schlüsselwortes in einem Formular macht dann Sinn, wenn man die Personen, die auf das Formular antworten, zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal selektieren möchte
  
• Hinweis: Schlüsselwörter sind für die gesamte Installation sichtbar und sollten daher mit Bedacht gewählt werden 
  • Tipp: Videotutorial zu Listen, Filtern und Schlüsselwörtern.

Wann verwenden wir in einem Formular die Ticketfunktion?

• Die Ticketfunktion macht Sinn,
  • wenn die Anmeldung einen besonders verbindlichen Charakter haben soll
  • wenn in einem Formular eine Auswahl aus mehreren Veranstaltungsdaten möglich ist
  • wenn die Anmeldenden sehen sollen, wie viele Plätze noch frei sind 
  • wenn die Stornierungsfunktion genutzt werden soll
• Die Ticketfunktion generiert zwei E-Mails beim Ausfüllenden
  • Bestätigung über Eingang der Antwort
  • Tickets mit dem Betreff "Ihre Eintrittskarte"
• Anwendungsbeispiele für die Ticketfunktion: Pop-Up-Hochzeit, Präventionsschulungen, Empfang mit begrenzter Teilnehmerzahl
• Bei Gottesdiensten verwenden wir die Ticketfunktion eher nicht, eine Begrenzung der Teilnahmerzahlen (wenn erforderlich) ist auch über die Einstellungen im Formular möglich

Zum Weiterlesen: Anleitungen von Churchdesk zum Themenfeld Formulare:

• Einführung in Formulare
• Ein Formulare erstellen und bearbeiten
• Einwilligungen einbinden

Rückfragen zur Nutzung von Formularen in Churchdesk beantworten gerne Lars Schütt (lars.schuett@ekir.de), Jessica Voß (jessica.voss@ekir.de) und Andrea Gold (andrea.gold@ekir.de).